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三是形式规范得体。发送传真前,务必使之形式规范得体

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-11-20  浏览次数:0
核心提示:四是附有联络方式。为便于交往双方及时进行联络,在发送传真时,应在上面注有发送者的有效联络方式,例如,

三是形式规范得体。发送传真前,务必使之形式规范得体。未经允许,不要发送过长或保密的传真。若是正式传真,应首先标有名称,并在上面写明接收人所在单位、部门的名称,接受人姓名、职务、电话号码等等。发送传真所用的纸张,应为带有本单位名称的正式公文纸。在传真时,一般均应附有一页封面,并注明页码。若传送急件,应于封面之上注明。在传真最后,应注上发送的具体日期与时间。此外,还可以附有备注,例如, 切盼3月1日17时之前答复。

四是附有联络方式。为便于交往双方及时进行联络,在发送传真时,应在上面注有发送者的有效联络方式,例如,发送者单位、部门的名称,发送者的姓名与职务,发送者的传真与电话号码,传送传真过程之中一旦出现问题时可以使用的联系电话的号码等等。

五是提前进行通报。发送传真前,应先向接收者进行通报,并征得对方的同意。如果对方有规定的开启传真机的时间,一般应予遵守。如果对方正在等候其他重要传真,或者对方传真与电话使用同一线路且正在忙碌,尽量不要给对方忙中添乱。如果对方传真机无人值守,不预先通报而传送过去的传真就有可能不会被接收者及时收到。

六是谨防骚扰他人。发送传真,大都属于需要急办之事。若非紧急的文件、信函,最好不要使用传真。个人私事,亦不宜使用单位传真机对外传送。利用传真开展宣传、促销活动时,一定要把握好量与度。假使接收者对此不感任何兴趣,则有关的传真大可少发或不发。不要忘记,泛滥的 垃圾传真 是不受欢迎的。

七是及时进行处理。接收到外来的传真之后,应对其进行及时处理。首先,应告知发送者;传真业已收到。其次,应对传真所涉事项进行办理,或交由有关部门、有关人员办理。最后,鉴于传真件不宜久存,应对其重要的内容进行复制。

2.电子邮件

电子邮件又叫电子函件,它是指利用互联网所传递的邮件。随着互联网的发展,电子邮件正在迅速普及,并且在公务交往中得到了越来越广泛的运用。使用电子邮件时,下列三个方面的礼仪规范应当认真加以遵守:

一是认真准备。

使用电子邮件,必须认真做好各项必要的准备:其一,主题明确。与重要的普通信函一样,电子信函亦应每一封只有一个主题,并且最后标有令人一目了然的名称。其二,篇幅短小。由于电子邮件需要利用互联网传送和接收,为防止收发出现问题,电子邮件的内容应短小精悍。其三,语言直白。商用的电子邮件并非网友们的网上聊天,因此其所用语言应通俗易懂。要少用生词、怪字或自造的网络用语。凡引用的数据、资料,应注明出处。

二是切勿滥用。

互联网是一个虚拟世界。在网上发送电子邮件时,职员应保持清醒的头脑。要注意以下两个问题:其一,电子邮件并非万能。必须意识到,在绝大多数情况下,使用电子邮件进行沟通,并不一定比直接会面或使用电话进行沟通的效果更好。其二,不宜滥发 电子垃圾 。使用电子邮件时,职员必须注意,不宜利用工作之便,利用单位的网络向外界滥发电子邮件。泛滥的电子邮件俗称 电子垃圾 ,十分令人反感。

三是注意安全。

在公务交往中使用电子邮件时,既极速飞艇开奖结果 极速时时彩官方网站 极速赛车平台 极速飞艇计划网站 SG飞艇注册要确保信息传送渠道畅通无阻,又要自觉维护网络安全。以下五点,职员需要谨记:其一,不要充当黑客。利用单位网络充当黑客,往往不仅不会受人钦佩,反而会影响单位的业务及形象。其二,不要滥交网友。互联网上鱼龙混杂,滥发电子邮件、滥交网友,往往于己不利。其三,不要弄虚作假。使用电子邮件,一定要讲究社会公德。切勿借此传播虚假信息,或是散布流言蜚语。其四,不要胡乱删除。对自己信箱之内的电子邮件应及时进行处理。该回复的回复,该删除的删除,但对重要单位或个人的电子邮箱地址一定要妥善保存。其五,不要涉及机密。利用电子邮件传递秘密资讯,其安全性往往难以保证。

 
 
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